Tách họ tên trong Excel vô cùng đơn giản bằng 3 cách khác nhau

0

Hướng dẫn này chỉ ra cách tách họ và tên trong Excel bằng công thức hoặc công cụ tích hợp sẵn. Bạn có thể chọn bất kỳ cách nào để làm việc trên bảng tính của mình.

Hướng dẫn này chỉ ra cách tách họ và tên trong Excel bằng công thức hoặc công cụ tích hợp sẵn. Bạn có thể chọn bất kỳ cách nào để làm việc trên bảng tính của mình.

Một tình huống rất phổ biến trong Excel là bảng tính của bạn chứa một cột tên đầy đủ, sau đó bạn muốn tách họ và tên (hoặc tên đệm) thành các cột riêng biệt. Nhiệm vụ này có thể được thực hiện theo một số cách khác nhau như sử dụng tính năng Text to Columns, hàm hoặc công cụ Split Names. Ở bài viết dưới đây, mình sẽ cho bạn biết 3 cách tách họ tên trong Excel.

Cách tách họ tên trong Excel bằng tính năng Text to Columns

tach ho ten trong excel 01

Trong bảng tính mẫu bên trên, bạn sẽ thấy một danh sách gồm các tên gọi đầy đủ, tức là chúng đều có họ, tên đệm và tên. Cách dễ nhất để chia chúng thành các cột riêng biệt là:

tach ho ten trong excel 02

Bước 1: Chọn cột tên đầy đủ mà bạn muốn tách.

tach ho ten trong excel 03

Bước 2: Đi tới tab Data tab > Data Tools group và nhấn vào Text to Columns.

tach ho ten trong excel 04

Bước 3: Trên bước đầu tiên của trình hướng dẫn Text to Columns, bạn hãy chọn Delimited và nhấn vào Next.

tach ho ten trong excel 05

Bước 4: Ở bước tiếp theo, bạn hãy chọn một hoặc nhiều dấu phân cách và nhấp vào Next.

Trong trường hợp bảng tính mẫu này, các phần khác nhau của tên được phân tách bằng dấu cách, vì vậy chúng ta chọn dấu cách (Space). Phần xem trước dữ liệu Data preview cho thấy rằng tất cả các tên đều được phân tách thành các ô khác nhau.

tach ho ten trong excel 06

Bước 5: Ở bước cuối cùng, bạn chọn định dạng và đích dữ liệu, sau đó nhấp vào Finish. Bạn nên chọn định dạng General vì nó hoạt động tốt trong hầu hết các trường hợp. Với ô Destination, bạn hãy chọn ô trên cùng trong cột mà bạn muốn xuất kết quả.

tach ho ten trong excel 07

Sau khi hoàn thành, bạn sẽ thấy kết quả như trong hình.

Cách tách họ tên trong Excel bằng hàm

Như bạn vừa thấy, tính năng Text to Columns rất tiện lợi và đơn giản. Tuy nhiên, nếu bạn định thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tên ban đầu và đang tìm kiếm một giải pháp tự động, bạn nên sử dụng hàm để tách họ tên trong Excel.

Các hàm này áp dụng trong trường hợp khi bạn có tên và họ (và tên đệm) trong một cột được phân tách bằng một ký tự khoảng trắng.

Công thức lấy họ

Tên đầu tiên có thể được trích xuất dễ dàng bằng công thức chung này:

=LEFT(cell, SEARCH(” “, cell) – 1)

Bạn sử dụng hàm SEARCH hoặc FIND để lấy vị trí của ký tự khoảng trắng (“”) trong một ô, từ đó bạn trừ đi 1 để loại trừ chính khoảng trắng đó. Số này được cung cấp cho hàm LEFT dưới dạng số ký tự được trích xuất, bắt đầu ở bên trái của chuỗi.

Công thức lấy tên

Công thức chung để trích xuất tên (và tên đệm) là:

=RIGHT(cell, LEN(cell) – SEARCH(” “, cell))

Trong công thức này, bạn cũng sử dụng hàm SEARCH để tìm vị trí của dấu cách, trừ số đó khỏi tổng độ dài của chuỗi (do LEN trả về) và nhận hàm RIGHT để trích xuất nhiều ký tự đó từ phía bên phải của chuỗi.

Với tên đầy đủ trong ô A5, các công thức như sau:

Lấy họ đầu tiên:

=LEFT(A5,SEARCH(” “,A5)-1)

tach ho ten trong excel 08

Lấy tên đầu (gồm cả tên đệm):

=RIGHT(A5,LEN(A5)-SEARCH(” “,A5,1))

tach ho ten trong excel 09

Bạn nhập công thức vào ô B5C5 tương ứng và kéo chuột để sao chép công thức xuống các cột bên dưới.

tach ho ten trong excel 10

Bạn sẽ nhận được kết quả như trên.

Nếu bạn không muốn giữ tên đệm trong cột tên, bạn sẽ cần một công thức phức tạp hơn một chút để trích xuất:

=RIGHT(A5, LEN(A5) – SEARCH(“#”, SUBSTITUTE(A5,” “, “#”, LEN(A5) – LEN(SUBSTITUTE(A5, ” “, “”)))))

tach ho ten trong excel 11

Công thức này giúp bạn thay thế khoảng trắng cuối cùng trong tên bằng dấu thăng (#) hoặc bất kỳ ký tự nào khác không xuất hiện trong bất kỳ tên nào và tìm ra vị trí của ký tự đó. Cuối cùng, nó sử dụng hàm RIGHT để trích xuất chữ cái cuối cùng (tên) sau dấu cách cuối cùng để trả về kết quả.

Trong trường hợp bạn muốn giữ tên đệm và tách nó ra khỏi tên, bạn sẽ sử dụng hàm sau để tách tên đệm ra cột khác (ở đây đang tham chiếu dữ liệu từ ô A5):

=MID(A5, SEARCH(” “, A5) + 1, SEARCH(” “, A5, SEARCH(” “, A5)+1) – SEARCH(” “, A5)-1)

tach ho ten trong excel 12

Sau khi Enter, bạn sẽ nhận được kết quả như trên hình ảnh.

Cách tách họ tên trong Excel bằng tính năng Flash Fill

Mọi người đều biết rằng Flash Fill của Excel có thể nhanh chóng điền vào dữ liệu của một mẫu cụ thể. Tính năng này cũng có thể chia nhỏ dữ liệu để giúp bạn tách họ tên trong Excel một cách rõ ràng. Cách làm như sau:

tach ho ten trong excel 14

Bước 1: Thêm 3 cột mới bên cạnh cột có tên ban đầu và nhập lần lượt họ, tên đệm và tên mà bạn muốn trích xuất vào các ô.

tach ho ten trong excel 13

Bước 2: Tại mỗi cột, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + E để Excel nhận diện và tự điền họ, tên đệm và tên vào các ô khác. Kết quả, bạn sẽ nhận được như hình bên trên.

Như bạn có thể thấy, có nhiều cách để tách họ tên trong Excel. Bạn có thể sử dụng công cụ, tính năng hoặc hàm tích hợp để thực hiện dễ dàng quá trình đó. Nếu bạn có bất kỳ mẹo hay nào khác thì đừng ngần ngại chia sẻ cho mọi người qua phần bình luận ở cuối bài viết nhé.

.
Bạn cũng có thể thích