Mách bạn 6 cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả, dễ thực hiện

0

Hiện tại có rất nhiều cách để giảm dung lượng Excel. Trong bài viết này, mình sẽ gợi ý bạn những cách hiệu quả, đơn giản để mọi người đều có thể thực hiện nhanh chóng.

Với các ngành như kế toán, tài chính, các file Excel thường có dung lượng rất lớn. Chính vì thế, giảm dung lượng Excel là việc làm rất hữu ích để bạn chia sẻ file dễ dàng. Nếu bạn chưa biết cách giảm dung lượng file Excel, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!

cach giam dung luong file Excel 9

1. Xóa bỏ các dữ liệu ẩn

Để giảm dung lượng Excel, đầu tiên bạn có thể xóa bỏ các dữ liệu ẩn. Điều này cũng giúp file giảm đi đôi phần. Cách làm cũng rất dễ thực hiện:

Bước 1: Bạn chọn Info, chọn Check for Issues, chọn Inspect Document.

cach giam dung luong file Excel 1

Bước 2: Sau đó tại bảng Document Inspector, bạn chọn Inspect để Excel kiểm tra các dữ liệu ẩn. 

cach giam dung luong file Excel 1

Bước 3: Kế đến, bạn chọn Remove All để xóa các dữ liệu ẩn.

cach giam dung luong file Excel 2

2. Nén dung lượng ảnh

Thông thường, Excel sẽ hiếm khi thấy hình ảnh. Tuy nhiên nếu trong file của bạn có hình ảnh, thì hãy sử dụng cách này để giảm dung lượng ảnh:

Bước 1: Bạn chọn ảnh muốn nén, chọn Format, chọn Compress Pictures.

cach giam dung luong file Excel 3

Bước 2: Tại Apply only to this picture, bạn hãy bỏ chọn đi. Kế đến chọn vào tùy chỉnh Email (96 ppi) minimize document size for sharing, cuối cùng chọn OK.

cach giam dung luong file Excel 4

3. Xóa định dạng cột và hàng

Nếu bạn cảm thấy các cột và hàng dư thừa không cần thiết thì có thể xóa chúng. Chỉ cần bấm Ctrl + Shift + các cột, hàng cần xóa, chọn chuột phải, chọn Delete.

cach giam dung luong file Excel 5

4. Xóa định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là tính năng giúp người dùng tìm kiếm dữ liệu quan trọng nhanh hơn với việc thêm các thông tin như thanh dữ liệu, icon, màu… Trong trường hợp bạn muốn tối ưu dung lượng để chia sẻ nhanh chóng, thì xóa định dạng có điều kiện cũng là cách mà nhiều người dùng hiện nay.

Bạn chọn ô định dạng có điều kiện, chọn Home, chọn Conditional Formatting, chọn Clear Rules sẽ hiện lên 2 tùy chọn:

  • Clear from Selected Cells: Xóa định dạng ô đó.
  • Clear Rules from Entire Sheet: Xóa tất cả định dạng trong sheet.

cach giam dung luong file Excel 6

5. Xóa Watch Window

Với các file Excel về tài chính, quản lý dữ liệu, sản phẩm, thường người dùng sẽ sử dụng tính năng Watch Window. Đây là tính năng cho phép bạn kéo các ô quan trọng vào cửa sổ riêng để theo dõi dễ dàng. Tuy nhiên, sau khi kết thúc công việc hoặc muốn gửi file đến người khác, bạn có thể xóa Watch Window đi để giảm dung lượng. Bạn chọn Formulas, chọn Watch Window, chọn xóa các Watch Window.

cach giam dung luong file Excel 7

6. Lưu file dưới dạng nhị phân

Lưu dưới dạng nhị phân cũng là cách giảm dung lượng file Excel. Bạn chọn File, chọn Save as, chọn tùy chọn lưu Excel Binary Workbook.

cach giam dung luong file Excel 8

Trên đây, mình đã hướng dẫn bạn các cách để giảm dung lượng file Excel hiệu quả. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn nhé!

.
Bạn cũng có thể thích