Cách tạo Drop List trong Excel cực nhanh

Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để làm việc hiệu quả hơn trong Excel chưa? Dưới đây là hướng dẫn từng bước nhanh chóng để giúp bạn biết cách tạo Drop List trong Excel.

Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp hay một cửa hàng tạp hoá nhỏ, việc giữ mọi thứ ngăn nắp là chìa khóa thành công. Ngày nay, bạn có thể tìm thấy rất nhiều ứng dụng và trang web để giúp bạn điều đó nhưng Microsoft Excel vẫn luôn là một lựa chọn hàng đầu.

Microsoft Excel không chỉ phù hợp cho các công việc bàn giấy. Khi được sử dụng hiệu quả, phần mềm bảng tính này còn có thể là một trợ thủ đắc lực để giúp bạn tính toán và quản lý dữ liệu một cách nhanh chóng. Với chức năng Drop List tích hợp, Excel sẽ giúp bạn đơn giản hoá việc nhập dữ liệu và tiết kiệm đáng kể thời gian.

Có nhiều cách khác nhau để tạo Drop List trong Excel, một số thì dễ thực hiện và một số thì khó. Ở trong bài viết này, FPT Shop sẽ chia sẻ đến bạn cách tạo Drop List trong Excel đơn giản nhất.

Cách tạo Drop List trong Excel

Trong bảng tính ví dụ này, FPT Shop sẽ sử dụng tập dữ liệu bao gồm một cột chứa danh sách các khách hàng ở bên trái và một cột chứa thông tin về sở thích liên lạc của họ ở bên phải. Mục tiêu của chúng ta chính là tạo Drop List cho tuỳ chọn liên lạc của họ để xem họ muốn được gửi email, gọi điện hay nhắn tin. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn các ô cần danh sách thả xuống. Giống như bất kỳ bảng tính nào khác, bạn sẽ cần lựa chọn ô dữ liệu để tạo Drop List. Ở đây, các ô đó nằm ở trong cột B.

Bước 2: Chuyển đến tab Data trong thanh công cụ của Excel, sau đó chọn Data Validation. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nổi Data Validation trên trang tính của bạn.

Bước 3: Trong tab Settings của cửa sổ nổi, bạn hãy chọn List ở trong phần Allow vì mục tiêu của chúng ta đang là tạo một Drop List cho sở thích liên lạc của khách hàng. Ngoài ra, bạn còn có thể cài đặt nhiều loại dữ liệu khác cho ô.

Bước 4: Sau khi bạn chọn tạo Drop List, cửa sổ nổi sẽ hiển thị các tham số để bạn thiết lập cho menu thả xuống. Trong phần Source, bạn hãy nhập các mục cho Drop List và chúng sẽ được phân tách nhau bằng dấu phẩy. Ví dụ: FPT Shop sẽ nhập các sở thích giao tiếp phổ biến như “Call, Email, Text, NS” trong phần này.

Bước 5: Nhấn OK để tạo Drop List cho sở thích giao tiếp của khách hàng. Sau đó, bạn sẽ thấy một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải của ô dữ liệu ngay khi bạn nhấp vào nó. Nhấp vào mũi tên, bạn sẽ được đưa đến danh sách sở thích giao tiếp của khách hàng để chọn. Khi bạn chọn một mục từ danh sách, nó sẽ tự động điền dữ liệu vào trong ô.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Bạn có cần sử dụng công thức để tạo Drop List không?

Câu trả lời: Không cần công thức, tất cả những gì bạn cần làm là thay đổi cách nhập dữ liệu, từ nhập sang chọn. Vì vậy, bạn chỉ cần vào tab Data > Data Validation và làm theo các hướng dẫn trên. Menu thả xuống từ Drop List sẽ do bạn thiết lập thủ công.

Câu hỏi 2: Drop List có giống với Data Filtering không?

Mặc dù chúng nhìn cũng khá giống nhau (đều có biểu tượng mũi tên đi xuống ở góc dưới bên phải ô), Data Filtering khác với Drop List. Data Filtering được thêm vào tiêu đề của mỗi cột, vì vậy bạn có thể lọc dữ liệu hiển theo danh mục. Ví dụ: lọc theo tháng, địa điểm… Tuy nhiên, Drop List cho phép người dùng chọn một mục để điền dữ liệu vào ô.

Nhiều trang tính sẽ yêu cầu bạn tạo Drop List. Vì vậy, Thủ Thuật plus hy vọng rằng hướng dẫn này sẽ giúp bạn biết cách tạo Drop List trong Excel. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc hay câu hỏi nào, hay để lại chúng ở trong phần bình luận nhé.