Cách in file Excel và những lưu ý trước khi in bạn cần biết

0

Hướng dẫn cách in file Excel, những điều cơ bản và những lưu ý trước khi in Excel bạn cần biết. Vào xem ngay!!!

Việc in các tài liệu trên Word hay PDF có lẽ đã quá quen thuộc với mọi người, thế những khi in trong Excel sẽ là 1 việc khá khó khăn đối với ai mới lần đầu in. Nhưng bạn đừng lo lắng, hãy theo dõi bài viết này để biết được những điều cơ bản về cách in file Excel để có thể thực hiện in hiệu quả nhất nhé.

I. Có thể in file Excel được hay không? Những lưu ý trước khi in file Excel

1. Có thể in file Excel được hay không?

Bạn hoàn toàn có thể in được các file Excel 1 cách dễ dàng với 2 cách là in trực tiếp bằng Excel và in gián tiếp bằng Word hoặc PDF mà ở bài viết này mình sẽ hướng dẫn. Tuy nhiên, có những điều bạn cần phải biết và lưu ý khi in các file Excel. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết để biết cách nhé!

2. Những lưu ý trước khi in

  • Không in file Excel khi bạn chưa chỉnh sửa bất cứ điều gì trong file (điều này sẽ khiến dữ liệu được in trên giấy không giống trong file Excel).
  • Luôn luôn xem trước dữ liệu sau khi in ra sẽ như thế nào.
  • Kiểm tra thật kỹ dữ liệu trên giấy sau khi in xong (vì sẽ có rất nhiều trường hợp mất 1 phần dữ liệu).

II. Các chỉnh sửa, thiết lập trước khi in trong Excel

Cũng như mình đã đề cập ở phần trên thì việc đầu tiên chúng ta phải chỉnh sửa trang tính trước khi in với các thao tác như sau:

1. Thiết lập vùng in và khổ giấy khi in

Việc chọn khổ giấy và thiết lập vùng in trong Excel như chỉnh như thế nào để in file Excel vừa khổ giấy A4 là 1 việc cực kỳ quan trong khi bạn thực hiện in Excel. Điều này sẽ quyết định file Excel bạn in ra sẽ như thế nào, có mất dòng, mấy cột hay thậm chí là quá nhỏ để xem hay không.

2. Thiết lập lặp lại tiêu đề trong Excel

Ngoài việc thiết lập vùng in và khổ giấy thì tiếp theo bạn sẽ quyết định có lặp lại tiêu đề trong Excel khi in hay không?

Điều này có nghĩa là tiêu đề của bạn vẫn sẽ giữ cố định tại chỗ khi qua các trang mới và chỉ có dữ liệu bên dưới được thay đổi thôi.

3. Thiết lập in 2 mặt, 1 mặt trong Excel

Và cái cuối cùng là cái mà mọi người cần phải biết nhất đó chính là làm thế nào để có thể in được 2 mặt trong Excel.

Tuy nhiên, để in được 2 mặt thì bạn sẽ có 2 cách như sau:

  • Cách 1: Cách in 2 mặt trong Excel (Phải có máy in hỗ trợ in 2 mặt).
  • Cách 2: Cách in chẵn lẻ trong Excel (Không cần máy in hỗ trợ 2 mặt nhưng phải chuyển file Excel thành file Word hoặc PDF).

III. Cách in file Excel 

Sau đây sẽ là cách in file Excel giúp bạn có thể thao tác khi in nhanh, chuẩn xác và hiệu quả nhất.

1. Hướng dẫn nhanh

Mở file Excel muốn in > Chọn thẻ File > Chọn mục Print > Chọn các chỉnh sửa cơ bản khi in > Nhấn Print để in file Excel.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở file Excel muốn in > Chọn thẻ File.

Screenshot833

Mở file Excel muốn in > Chọn thẻ File

Bước 2: Chọn mục Print.

Chọn mục Print

Bước 3: Chọn các chỉnh sửa cơ bản khi in.

Ở phần Printer: Lựa chọn máy in bạn muốn dùng.

Screenshot836

Phần Printer

Ở phần Settings: Bạn thực hiện các thiết lập cho trang in.

Phần Settings

  • Print Active Sheet: Chỉ in Sheet bạn đang chọn.
  • Print Entire Workbook: In cả file Excel.
  • Print Selection: Chỉ in vùng bạn đã chọn để in.
  • Pages… to…: Ở đây bạn nhập các trang muốn in (ví dụ: từ trang 1 đến trang 10).
  • Collated: Nếu bạn in nhiều bản thì khi chọn Collated 1, 2, 3 thì bạn sẽ nhận được các trang 1, 2, 3 cho mỗi bản sau đó sẽ tiếp tục in. Còn nếu bạn chọn Collated 1, 1, 1 thì bạn sẽ nhận được các trang 1, 1, 1 của tất cả các bản bạn in, sau đó sẽ tiếp tục in.
  • Potrait Orientation: In theo chiều dọc.
  • Landscape Orientation: In theo chiều ngang.
  • Letter: Chọn khổ giấy (bạn có thể bỏ qua vì đã thiết lập ở bước thiết lập bên trên).
  • Normal Margins: Căn lề (bạn có thể bỏ qua vì đã thiết lập ở các bước chỉnh sửa bên trên).
  • No Scaling: Không bóp chữ, dữ liệu nhỏ lại cho vừa với 1 trang.
  • Fit Sheet on One Page: Tất cả dữ liệu trên trang tính xuất hiện ở 1 trang (làm cho chữ nhỏ lại khó xem)
  • Fit All Columns on One Page: Tất cả cột trên trang tính xuất hiện ở 1 trang (Nếu dữ liệu nhiều sẽ làm chữ nhỏ lại khó xem).
  • Fit All Rows on One Page: Tất cả dòng trên trang tính xuất hiện ở 1 trang (Nếu dữ liệu nhiều sẽ làm chữ nhỏ lại khó xem).

Bước 4: Xem trước nội dung sẽ được in ở phía bên phải.

Screenshot837

Xem trước nội dung sẽ được in

Bước 5: Chọn số lượng bản cần in > Nhấn Print để in file Excel.

Chọn số lượng bản cần in > Nhấn Print để in file Excel

Và đó là những cách chỉnh sửa cũng như cách để có thể in được 1 file Excel. Nếu có thắc mắc về cách làm bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!

Theo Thế giới di động

Bạn cũng có thể thích