Cách đặt mật khẩu cho file Word tránh sao chép dữ liệu quan trọng

0

Đặt mật khẩu cho file Word là một cách an toàn cho người dùng để bảo vệ dữ liệu văn bản của bạn. Hãy cùng bài viết hướng dẫn đặt mật khẩu file Word nhé. Xem ngay!

Microsoft Word có nhiều tính năng thú vị mà có thể bạn chưa biết, đặc biệt là tính năng đặt mật khẩu (pass) cho file Word để tránh bị sao chép dữ liệu quan trọng. Mời bạn tham khảo bài viết này để cùng tìm hiểu cách đặt mật khẩu cho file Word nhé!

 

Bài viết được thực hiện trên phần mềm Microsoft Word phiên bản 2016. Bạn có thể thực hiện tương tự trên các phiên bản Word khác như 2007, 2010, 2013, 2019,…

1. Mục đích khi đặt mật khẩu cho file Word

Đối với thường xuyên sử dụng Word để soạn thảo văn bản và lưu trữ những dữ liệu quan trọng thì việc đặt mật khẩu cho file Word là vô cùng cần thiết. Thao tác này có thể giúp bạn ngăn chặn các trường hợp sao chép, ăn cắp nội dung,… đồng thời không cho phép người khác chỉnh sửa văn bản của riêng bạn. Bên cạnh đó, đặt mật khẩu cho file Word giúp bạn dễ dàng kiểm soát và bảo mật dữ liệu hơn.

2. Hướng dẫn thực hiện đặt mật khẩu cho file Word

Để đặt mật khẩu cho file Word, bạn thực hiện các thao tác như sau:

Bước 1: Mở mục File ở phía trên bên trái.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 45

Bước 2: Nhấn vào Save As và chọn mục muốn lưu.

Bước 3: Ở hộp thoại Save As, click vào Tools và chọn General Options.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 41

Bước 4: Ở hộp thoại General Optionsnhập mật khẩu bạn muốn đặt cho file Word. Lưu ý, ở đây có 2 chế độ mật khẩu bạn có thể lựa chọn:

  • Password to open: Nhập mật khẩu mới có thể mở file để xem và chỉnh sửa.
  • Password to modify: Có thể xem nếu không có mật khẩu, nhập mật khẩu mới có thể sao chép hoặc chỉnh sửa.

Bạn có thể chọn một trong hai chế độ hoặc chọn cả hai chế độ đặt mật khẩu trên tùy theo từng trường hợp nhé!

Bước 5: Nhập lại mật khẩu để xác nhận theo thứ tự Password to open rồi đến Password to modify và nhấn OK

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 43

Bước 6: Nhấn Save để kết thúc việc đặt mật khẩu cho file Word.

3. Cách không cho sao chép và chỉnh sửa dữ liệu trong file Word

Khi bạn muốn chia sẻ tài liệu với ai đó nhưng không muốn họ sao chép hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong file Word, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Nhấn vào mục Review và chọn Restrict Editing.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 47

Bước 2: Tích vào ô Allow only this type of editing in the document.

Bước 3: Bạn có thể cho phép người khác thực hiện các thao tác nếu muốn bằng cách chọn các mục dưới đây:

  • Tracked changes: Để lại thông báo khi có người chỉnh sửa dữ liệu.
  • Comments: Cho phép người khác ghi chú vào dữ liệu.
  • Filling in forms: Cho phép người khác thay đổi các đối tượng trong file word.
  • No changes (read only): Chỉ cho phép người khác đọc.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 51

Bước 4: Click vào Yes, Start Enforcing Protection.

Bước 5: Tại hộp thoại Start Enforcing Protectionnhập và xác nhận mật khẩu, sau đó nhấn OK để hoàn tất việc thiết lập cài đặt.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 54

4. Hướng dẫn gỡ bỏ mật khẩu đã đặt cho file Word

Để gỡ bỏ mật khẩu đã đặt cho file Word, bạn thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Mở mục File ở phía trên bên trái.

Bước 2: Nhấn vào Save As và chọn mục muốn lưu.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 46

Bước 3: Ở hộp thoại Save As, click vào Tools và chọn General Options.

Bước 4: Ở hộp thoại General Options, xóa mật khẩu đã đặt ở hai mục Password to open và Password to modify, sau đó nhấn OK.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 55

Bước 6: Nhấn Save để hoàn tất việc xóa mật khẩu.

5. Hướng dẫn cách khóa một vùng dữ liệu trong Word

Khóa vùng dữ liệu bằng Section trong Word

Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí section muốn khóa và click vào mục Layout.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 56

Bước 2: Tại mục Layout, nhấn chọn Breaks và tiếp tục chọn Continuous.

Bước 3: Chọn mục Review và click vào Restrict Editing.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 47

Bước 4: Tích vào ô Allow only this type of editing in the document và chọn chế độ Filling in forms.

Bước 5: Chọn Select sections ở ngay phía dưới.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 59

Bước 6: Ở cửa sổ Section Protection, tick vào các section bạn muốn khóa và nhấn OK.

Bước 7: Chọn Yes, Start Enforcing Protection.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 53

Bước 8: Nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó bấm OK để hoàn tất việc khóa vùng dữ liệu bằng Section trong Word.

Khóa vùng dữ liệu bằng thẻ Developer trong Word

Để thực hiện thao tác này, bạn cần làm cho thẻ Developer hiện trên thanh công cụ theo hai bước dưới đây:

Bước 1: Mở mục File và chọn Options.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 62

Bước 2: Nhấn vào mục Customize the Ribbon, ở cửa sổ Main Tabs tích vào ô Developer, sau đó nhấn OK.

Sau khi vào Developer ở thanh công cụ, bạn tiến hành khóa vùng dữ liệu như sau:

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản muốn khóa và chọn Developer.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 64

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Rich text, sau đó tiếp tục chọn ô Control Properties.

Bước 3: Ở hộp thoại Content Control Properties, nhập tiêu đề và tích vào hai ô Control cannot be deleted và Content cannot be edit, sau đó nhấn OK.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 66

Bước 4: Tiếp tục chọn thẻ Developer và nhấn vào Restrict Editing.

Bước 5: Tích vào ô Limit Formatting to a selection of styles tại cửa sổ hiện ra.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 68

Bước 6: Nhấn vào mục Yes, Start Enforcing Protection.

Bước 7: Nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó bấm OK để hoàn tất việc khóa vùng dữ liệu.

cach dat mat khau cho file word tranh sao chep du 54

Bài viết đã hướng dẫn bạn cách đặt mật khẩu cho file Word tránh sao chép dữ liệu quan trọng, nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hãy để bình luận bạn nhé!

Theo Điện máy xanh

Bạn cũng có thể thích