3 Cách khắc phục tình trạng file Excel bị nặng, chậm, mở lâu

0

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với các bạn những cách khắc phục tình trạng file Excel bị nặng, chậm nhé.

File Excel được sử dụng trong một thời gian dài, lượng dữ liệu ngày càng lớn rất dễ dẫn tới tình trạng xử lý chậm, nặng, hay bị treo khi làm việc. Trong một số trường hợp khi click vào bảng tính, file Excel để mở, nhưng file Excel bị lỗi không mở ngay lập tức, thậm chí nghiêm trọng hơn là ứng dụng bị đơ, đóng băng trong khoảng thời gian dài và trên màn hình hiển thị thông báo lỗi “Not Responding”. Phải làm sao để tránh những “sự cố” như vậy? Mời bạn cùng đọc bài viết dưới đây của Ketoan.vn để tìm hiểu một số cách sửa lỗi, tăng tốc file Excel nhé.

excel bi cham nang

1. Xóa Name rác trong file Excel

Trong quá trình làm việc trên file Excel, các thao tác sao chép, move/copy sheet sẽ vô tình kéo theo các name rác. Các name sẽ là “<definedName>[…]</definedName>“, và Name rác thường là có lỗi: “<definedName>#REF!</definedName>“.

Để xóa name rác trong file Excel, đầu tiên thì các bạn cần đổi tên mở rộng của file Excel thành .zip.

Tiếp theo, các bạn nhấn chuột phải vào file đó rồi chọn mục Extract Here.

2 3

Lúc này, file Excel đã được giải nén ra thành rất nhiều file nhỏ. Các bạn chọn file xl rồi nhấn chuột phải vào mục workbook.xml. Thanh cuộn hiện ra thì các bạn chọn mục Edit with Notepad++.

Tiếp theo, các bạn đặt dấu con trỏ ngay vị trí đầu tiên của file (ngay trước “<?xml”). Các bạn nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + H, sau đó các bạn chọn mục Regular expression trong phần Search Mode. Tìm với từ khóa sau: (<definedName\s.*>#REF!<\/definedName>). Sau đó tìm kiếm thử, tìm thấy sẽ được highlight, và bạn chọn Replace All. Cuối cùng các bạn lưu file lại Workbook.xml, và đóng Notepad++.

4 3

2. Xóa file chứa các object

Tương ứng với các objects trong mỗi sheet[…].xml tương ứng với mỗi file drawing[…].xml, trong sheet[…].xml sẽ có chỗ chứa sẽ là <drawing …/>. Để xóa nội dung đi, ta làm tương tự với workbook.xml [phần 1], sẽ mở tuần tự các file sheet[..].xml ra và tìm xóa đi các đoạn chứa <drawing… />. Các bạn chọn thư mục xl => worksheets. Sau đó bôi đen toàn bộ sheet rồi nhấn chuột phải và chọn mục Edit with Notepad++.

Tiếp theo, các bạn đặt dấu con trỏ ngay vị trí đầu tiên của file (ngay trước “<?xml”). Các bạn nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + H, sau đó các bạn chọn mục Regular expression trong phần Search Mode. Tìm với từ khóa sau: (<drawing r:id=”.*”/>). Nhấn Replace All in Opened Documents. Sau đó các bạn chọn File => Save All và đóng Notepad++ lại. Cuối cùng các bạn tìm đến trong thư mục drawings rồi xóa hết tất cả các file bên trong là xong.

6 3

3. Xóa liên kết bị lỗi trong file Excel

Khi bạn mở file và hiện ra thông báo này tức là file của bạn đang có liên kết bị lỗi và Excel không thể update những liên kết này. Để xóa bỏ những link này, các bạn hãy làm theo các bước sau:

Đầu tiên, các bạn nhấn vào vào Enable Content ở thông báo. Lúc này thông báo tiếp theo hiện ra thì các bạn chọn Edit Links…

gtU7oEk

Hoặc các bạn cũng có thể chọn thẻ Data trên thanh công cụ Ribbon. Sau đó chọn Edit Links ở mục Connections.

Lúc này, hộp thoại Edit Links hiện ra với danh sách các link bị lỗi trong file của bạn. Các bạn nhấn chọn liên kết cần xóa sau đó nhấn Break Link.

Y6W1otC

Thông báo về kết quả dữ liệu sẽ bị ảnh hưởng nếu bạn xóa liên kết này hiện ra. Các bạn tiếp tục nhấn Break Links. Chỉ cần như vậy là chúng ta đã có thể xóa được link bị lỗi. Tiếp tục chọn các link bị lỗi tiếp theo rồi Break Links đến khi nào không còn link nào bị lỗi nữa.

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn các bạn cách khắc phục file Excel bị nặng, chậm. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn trong quá trình làm việc. Chúc các bạn thành công!

Theo Kế toán

Bạn cũng có thể thích